Kamis, 17 November 2025 — Perpustakaan dan Pusat Layanan Digital Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) menerima kunjungan studi banding virtual dari Perpustakaan Universitas Islam Internasional Indonesia (UIIII). Kegiatan yang berlangsung melalui Zoom ini berjalan intensif, terutama karena tim UIII telah menyiapkan dokumen berisi delapan halaman daftar pertanyaan mendalam terkait implementasi Koha dan integrasinya dengan Vufind.
Diskusi diawali dengan pemaparan pengalaman UMS saat pertama kali beralih ke Koha, mulai dari alasan pemilihan sistem, proses migrasi data, hingga adaptasi staf agar Koha dapat digunakan secara optimal dalam operasional harian. UIII menunjukkan ketertarikan besar untuk mempelajari seluruh proses tersebut, termasuk pembagian peran staf admin dan kataloger serta penerapan modul-modul Koha dalam layanan sirkulasi.
Pada aspek teknis, UMS menjelaskan detail lingkungan server yang digunakan, sistem operasi tempat Koha berjalan, serta arsitektur jaringan yang memastikan akses stabil bagi OPAC dan staf perpustakaan. Tim UIII juga menyoroti sejumlah isu strategis dalam pengelolaan sistem otomasi, seperti pilihan antara server on-premise atau cloud, mekanisme backup data, dan standardisasi metadata agar tetap konsisten.
Integrasi Koha dengan layanan digital kampus turut menjadi topik penting. UMS membagikan pengalaman menghubungkan Koha dengan SSO, LMS, dan portal mahasiswa, termasuk tantangan teknis yang dihadapi. Integrasi Koha dengan Vufind juga dibahas secara detail, mulai dari proses sinkronisasi data hingga upaya meningkatkan tampilan dan fitur pencarian agar lebih ramah bagi pemustaka.
Selama hampir tiga jam diskusi, Perpustakaan UIII menanyakan praktik terbaik UMS dalam menjaga kualitas data, melakukan audit koleksi, mengelola authority file, serta mengukur efektivitas penggunaan Koha dan Vufind. Di akhir sesi, pembahasan meluas pada strategi pelatihan staf, promosi layanan digital, hingga pemantauan respons pengguna terhadap sistem yang dikembangkan.
Kepala Perpustakaan dan Pusat Layanan Digital UMS, Maria Husnun Nisa, S.Sos., M.A., menyampaikan apresiasi atas ketertarikan mendalam dari tim UIII.
“Kami selalu terbuka untuk berbagi pengalaman. Setiap perpustakaan memiliki tantangan masing-masing, dan mudah-mudahan pengalaman kami dapat menjadi gambaran yang bermanfaat bagi UIII dalam mengembangkan layanannya,” ujarnya.
Pertemuan ini tidak hanya menjadi ajang berbagi praktik baik, tetapi juga membuka peluang kolaborasi lanjutan. Kedua perpustakaan sepakat menjaga komunikasi, khususnya dalam pengembangan sistem otomasi, peningkatan kompetensi pustakawan, serta penguatan layanan digital yang lebih inklusif. (Kry164)
